Att hantera föräldraledighet och semester korrekt är avgörande för en smidig löneadministration och för att säkerställa att både arbetsgivare och anställda får rätt till sina lagstadgade rättigheter. Med tydliga rutiner och rätt verktyg kan arbetsgivare och löneadministratörer undvika missförstånd och samtidigt skapa trygghet för den anställde.
Föräldraledighet – grunderna du behöver veta
Föräldraledigheten regleras av Föräldraledighetslagen och är en rättighet som skyddar den anställde samtidigt som den skapar förutsättningar för balans mellan arbete och familjeliv.
Bevilja och planera föräldraledighet
Ansökan om ledighet
Den anställde måste meddela arbetsgivaren minst två månader i förväg (eller så snart som möjligt vid oförutsedda händelser).
Ansökan bör innehålla tydliga start- och slutdatum samt hur ledigheten planeras tas ut (hel- eller deltidsledighet).
Planering och dialog
Som arbetsgivare kan du inte neka föräldraledighet, men planering med den anställde behövs för att minimera påverkan på verksamheten.
Dokumentera den överenskomna ledigheten i företagets ledighetssystem för att säkerställa översikt och efterlevnad av lagstiftningen.
Lön och rapportering
Under föräldraledigheten ersätts den anställde av föräldrapenning från Försäkringskassan. Kontrollera att rätt frånvarokoder används i löneberäkningen.
Föräldralön – extra ersättning från arbetsgivaren
Ibland har anställda rätt till föräldralön från arbetsgivaren, vilket är en komplettering till föräldrapenningen från Försäkringskassan. Föräldralönen kan täcka upp till exempelvis 90 % av den ordinarie lönen under ett visst antal dagar eller månader, beroende på kollektivavtal eller arbetsgivarens policy. Detta är en viktig förmån som skapar trygghet för den anställde, men som också kräver noggranna beräkningar från arbetsgivarens sida.
Tips för löneadministratören: Kontrollera alltid företagets kollektivavtal för att säkerställa att rätt ersättning betalas ut. Anpassa även löneberäkningen så att den samspelar med Försäkringskassans föräldrapenning.
Semesterlönegrundande föräldraledighet
En viktig uppgift för löneadministratören är att säkerställa korrekt beräkning av semesterlönegrundande dagar:
Semesterlönegrundande dagar: Föräldraledighet med föräldrapenning är semestergrundande upp till 120 dagar per förälder per barn (180 dagar för ensamstående).
Övrig frånvaro: Om föräldraledigheten sträcker sig utöver dessa dagar, är resterande dagar inte semesterlönegrundande.
Exempel: Om en anställd är föräldraledig i 200 dagar, räknas de första 120 dagarna som semestergrundande. Övriga 80 dagar påverkar semesterintjänandet negativt.
Semester och föräldraledighet – hur fungerar det tillsammans?
Semesterlagen och Föräldraledighetslagen samverkar på flera sätt, men det är viktigt att förstå de praktiska stegen när en anställd vill ta semester i samband med föräldraledighet.
Bevilja semester under föräldraledighet
Avbryt föräldraledighet för semester: Föräldraledighet och semester kan inte tas ut samtidigt. Den anställde behöver därför meddela arbetsgivaren att hen vill avbryta föräldraledigheten temporärt för att ta semester.
Kommunikation och planering: Säkerställ att detta görs i god tid och att den anställde lämnar en tydlig semesteransökan.
Semesterlön: Under semesterdagarna får den anställde semesterlön istället för föräldrapenning.
Tips vid lönehantering: Kontrollera att rätt löneavdrag och ersättningar används i lönesystemet. Dokumentera övergången från föräldraledighet till semester noggrant för att undvika misstag.
Föräldraledighetens påverkan på semestern
Planering av outnyttjad semester: Om en anställd varit frånvarande på grund av föräldraledighet och inte kunnat ta ut all semester under semesteråret, kan dessa dagar sparas enligt Semesterlagen.
Räkna ut kvarvarande dagar: Vid längre föräldraledighet är det viktigt att tydligt beräkna hur många semesterdagar som är kvar och säkerställa att dessa kan tas ut vid ett senare tillfälle.
Praktiska steg för korrekt hantering
För att skapa en smidig hantering av föräldraledighet och semester, följ dessa steg:
Dokumentera ansökningar och ledigheter
Se till att ansökan om föräldraledighet eller semester är skriftlig och sparas i företagets löne- och ledighetssystem. Detta skapar transparens och minskar risken för missförstånd.
Beräkna intjänad semester korrekt
Kontrollera att semesterlönegrundande dagar registreras rätt i systemet. Detta gäller särskilt vid längre frånvaro.
Anpassa semesterberäkningen för anställda som arbetar deltid under föräldraledigheten.
Använd tydliga rutiner och verktyg
Digitala system för ledighets- och lönehantering kan automatisera beräkningar och minska risken för manuella fel.
Skapa tydliga riktlinjer som är lätta att följa för både löneadministratörer och chefer.
Informera och vägled
Ge anställda tydlig information om hur föräldraledighet och semester fungerar tillsammans. En enkel guide kan hjälpa till att svara på vanliga frågor och minska onödiga kontakter.
Fördelarna med tydliga processer och stöd
När föräldraledighet och semester hanteras korrekt enligt lagstiftningen skapas trygghet och struktur för alla parter. För arbetsgivare innebär det att verksamheten kan fortsätta fungera effektivt även vid längre frånvaro, och för anställda innebär det en trygghet att deras rättigheter skyddas.
Behöver ni hjälp att hantera löne- och ekonomifrågor? Vi på WIST & PARTNERS erbjuder verktyg och rådgivning för att skapa smidiga processer och underlätta löneadministrationen. Tillsammans skapar vi en hållbar grund för er verksamhet!