FORA-rapportering är en viktig del av löneadministrationen och kan innebära stora konsekvenser för företag om den inte hanteras korrekt. Genom att säkerställa rätt information och effektiv hantering av rapporteringsprocessen kan ditt företag undvika onödiga risker och samtidigt skapa förutsättningar för trygghet och transparens för både medarbetare och arbetsgivare.
FORA är navet för flera viktiga kollektivavtalade försäkringar och pensioner i Sverige. Varje år ska företag lämna in en rapport över de löner som ligger till grund för dessa försäkringar, vilket innebär att korrekt hantering av uppgifterna är avgörande för att undvika avgiftsfel och framtida problem. Som CFO eller ekonomichef har du en nyckelroll i att säkerställa att detta sker smidigt och i enlighet med gällande regelverk. Här delar vi våra bästa råd för hur du kan lyckas med FORA-rapporteringen och undvika de vanligaste fallgroparna.
Vad är FORA och varför är rapporteringen viktig?
FORA fungerar som en administratör för kollektivavtalade försäkringar och pensioner i Sverige, inklusive Avtalspension SAF-LO och försäkringar som TFA (Trygghetsförsäkring vid arbetsskada). Alla arbetsgivare som har kollektivavtalade försäkringar via FORA är skyldiga att varje år rapportera sina anställdas löner. Denna rapportering är avgörande eftersom den styr vilka försäkringspremier och pensionsavsättningar som ska betalas in.
Fel i rapporteringen kan leda till:
Felaktiga försäkringspremier, vilket kan innebära onödiga kostnader för företaget.
Missad trygghet för medarbetare, som riskerar att få för låga pensionsavsättningar eller bristfälligt försäkringsskydd.
Sanktionsavgifter eller extraadministration, om rapporteringen inte lämnas in korrekt eller i tid.
Som ansvarig för ekonomin i företaget bör du se rapporteringen som en del av en större strategi för att säkra både ekonomisk stabilitet och arbetsgivarens anseende.
Månadsrapportering för arbetare
Från och med 2024 ska arbetsgivare rapportera löner för arbetare varje månad till FORA. Detta är en stor förändring jämfört med tidigare årsvis rapportering och innebär att:
Rapporteringen ska göras senast sista dagen i månaden efter utbetalningsmånaden.
Uppgifter om löner ska rapporteras löpande, vilket gör att pensionspremier och försäkringskostnader baseras på aktuella löner snarare än retroaktiva uppgifter.
Med de nya reglerna som inför månadsrapportering för vissa anställda ökar kraven på arbetsgivare att anpassa sina rutiner och system. Syftet med förändringen är att förbättra hanteringen av pensionsavsättningar, vilket ger anställda snabbare avkastning på sina pensionspengar.
Årsrapportering för tjänstemän, VD och ägare
Trots förändringen gäller fortfarande årsrapportering för tjänstemän. Den totala lönesumman för tjänstemän rapporteras årligen i januari, tillsammans med VD:s och ägares löner.
För VD och ägare beror rapporteringen på om de klassificeras som arbetare, tjänstemän eller företagare enligt företagets kollektivavtal.
Vissa arbetsgivare behöver alltså hantera både månads- och årsrapportering parallellt.
Det är avgörande att säkerställa att anställda är korrekt uppmärkta som antingen arbetare, tjänstemän eller företagare för att undvika felaktiga rapporter och inbetalningar.
Hur fungerar processen för FORA-rapportering?
1. Samla in rätt uppgifter
För att rapporteringen ska bli korrekt krävs noggrann insamling av data från företagets lönesystem. De uppgifter som ska rapporteras är bland annat:
Totala bruttolöner för alla anställda.
Löner som omfattas av Avtalspension SAF-LO.
Antal arbetade timmar (vid behov).
Det är viktigt att säkerställa att löneuppgifterna är korrekt beräknade och att alla justeringar för exempelvis retroaktiv lön eller obetalda frånvarodagar är inkluderade.
2. Kontrollera avtalsvillkoren
Alla företag har inte samma skyldigheter gentemot FORA. Kontrollera alltid vilka försäkringar och pensionslösningar som gäller för ditt företag. Här kan en dialog med HR-avdelningen eller fackliga representanter vara avgörande för att säkerställa att du har rätt information.
3. Rapportera via FORA:s webbtjänst
Rapporteringen sker digitalt via FORA:s portal. När uppgifterna har samlats in laddar du upp dem i systemet. Det är viktigt att du kontrollerar att allt är korrekt ifyllt innan du skickar in, eftersom felaktiga uppgifter kan kräva omfattande rättningar i efterhand.
4. Följ upp och verifiera
Efter att rapporten är inskickad får företaget en bekräftelse från FORA. Denna bör granskas noggrant för att säkerställa att alla uppgifter stämmer. Om avvikelser upptäcks har du möjlighet att justera uppgifterna innan premieberäkningarna slutförs.
Vanliga utmaningar vid FORA-rapportering
Bristande kvalitet i underlaget
Ett av de vanligaste problemen är att löneunderlaget som används för rapporteringen innehåller fel. Detta kan bero på:
Otillräcklig uppdatering av löneprogrammet.
Oklara regler för vilka löneposter som ska ingå.
Manuella misstag vid insamling och beräkning av data.
Lösning: Genom att arbeta med automatiserade löneprogram som integrerar FORA-rapporteringen minskar risken för fel. Se också till att regelbundet utbilda personalen som hanterar löner.
Ofullständig förståelse för regelverket
FORA:s regelverk kan upplevas som komplext, särskilt för företag som nyligen har blivit kollektivavtalsanslutna. En vanlig fallgrop är att företag inte är medvetna om vilka anställda som omfattas av de olika försäkringarna.
Lösning: Ha en tydlig dialog med FORA och rådgivare för att få en komplett bild av vad som gäller för just ditt företag.
Tidspress och bristande rutiner
Utöver den månadsvisa rapportering ska den årsvisa rapporteringen vara klar i januari varje år, vilket sammanfaller med andra deadlines för årsredovisningar och bokslut. Detta kan skapa stress och leda till att rapporteringen blir slarvigt utförd.
Lösning: Planera för rapporteringen som en del av företagets årliga rutiner och sätt upp interna deadlines som ger utrymme för kontroll och kvalitetssäkring.
Så lyckas du med FORA-rapporteringen
1. Skapa en tydlig tidsplan
Eftersom FORA-rapporteringen är återkommande kan du med fördel skapa en detaljerad tidsplan för processen. Inkludera viktiga deadlines och säkerställ att ansvaret för varje moment är tydligt fördelat inom teamet.
2. Satsa på tekniska lösningar
Investera i moderna löneprogram som har inbyggd funktionalitet för att hantera FORA-rapportering. Många av dessa system kan generera rapporter direkt utifrån löneuppgifterna, vilket sparar både tid och minskar risken för mänskliga fel.
3. Kontakta experter vid behov
Om du känner dig osäker på något moment i processen är det bättre att ta hjälp än att riskera fel. Vi på WIST & PARTNERS har lång erfarenhet av att stötta företag med FORA-rapportering och kan hjälpa dig att navigera genom regelverket.
4. Följ upp resultatet noggrant
När rapporteringen är klar, följ upp resultaten och använd dem som underlag för att förbättra rutinerna inför nästa år. Genom att utvärdera vad som fungerade väl och vad som kan förbättras, kan du successivt höja kvaliteten på processen.
Hur vi kan hjälpa dig
Vi på WIST & PARTNERS har spetskompetens inom löneadministration och försäkringsrapportering, och vi förstår de unika utmaningar som företag står inför när det gäller FORA. Oavsett om du behöver hjälp med hela processen eller enbart vissa delar, kan vi erbjuda skräddarsydda lösningar som passar ditt företags behov.
Våra tjänster inkluderar:
Lönehantering samt granskning av löneunderlag och beräkningar.
Implementering av effektiva rutiner för FORA-rapportering.
Ekonomisk rådgivning för att optimera dina digitala verktyg.
Löpande stöd och rådgivning inför deadlines.
Genom att samarbeta med oss kan du känna dig trygg i att rapporteringen sker korrekt och i tid, samtidigt som du frigör tid och resurser för att fokusera på företagets kärnverksamhet.
Skapa trygghet och effektivitet i din FORA-rapportering
Att lyckas med FORA-rapporteringen handlar inte bara om att uppfylla ett regelkrav – det är också en möjlighet att visa omsorg om dina medarbetare och bidra till en stabil och hållbar arbetsmiljö. Med rätt förberedelser, effektiva rutiner och stöd från experter kan du göra processen smidig och säkerställa att ditt företag ligger i framkant när det gäller regelefterlevnad och personalvård.
Vill du veta mer om hur vi kan hjälpa dig att optimera din FORA-rapportering? Kontakta oss på WIST & PARTNERS idag för att upptäcka hur våra tjänster inom lön och ekonomisk rådgivning kan stödja dig och ditt företag på bästa sätt.