Att lämna in korrekta kontrolluppgifter till Skatteverket är en central del av företagets redovisning och en nödvändighet för att säkerställa att verksamheten följer svenska skatteregler. Detta stärker inte bara tilliten till företagets ekonomiska rapportering, utan förebygger också risk för sanktioner eller tidskrävande korrigeringar.
Som CFO har du en avgörande roll i att säkerställa att företagets uppgifter är korrekta och lämnas in i rätt tid. I den här guiden går vi igenom vilka kontrolluppgifter som gäller, vad du behöver tänka på och hur du undviker vanliga misstag.
Vad är kontrolluppgifter och varför är de viktiga?
Kontrolluppgifter är en rapportering till Skatteverket som redovisar olika typer av ersättningar, såsom löner, förmåner, kapitalinkomster och pensioner. Dessa används för att säkerställa att både företag och individer betalar rätt skatt.
För företag är det ett krav att lämna in dessa uppgifter enligt lag. Korrekt hantering bidrar till goda relationer med både Skatteverket och de personer som påverkas av företagets rapportering.
Arbetsgivardeklaration på individnivå ersatte KU10
Sedan inkomståret 2019 behöver arbetsgivare inte längre lämna in den årliga kontrolluppgiften KU10 för löner och förmåner. Istället sker rapporteringen månadsvis via arbetsgivardeklaration på individnivå (AGI). Denna förändring innebär att företag numera:
Rapporterar löner och förmåner varje månad.
Anger skatteavdrag på individnivå.
Säkerställer löpande överensstämmelse mellan bokföring och rapportering.
För andra typer av utbetalningar, såsom kapitalinkomster och pensioner, används fortfarande kontrolluppgifter som KU20 och KU30.
Kontrolluppgifter som fortfarande gäller
Trots att AGI har ersatt KU10, finns det flera andra kontrolluppgifter som företag kan behöva hantera:
KU20: För kapitalinkomster, t.ex. räntor och utdelningar.
KU30: För pensioner och liknande utbetalningar.
KU31: För investeraravdrag.
Det är viktigt att förstå vilka typer av kontrolluppgifter som gäller för just ditt företag och vilka deadlines som gäller.
Så säkerställer du korrekta uppgifter
För att lämna in korrekta kontrolluppgifter krävs noggrann datainsamling och effektiva rutiner. Här är tre nyckelsteg:
1. Använd uppdaterade system
De flesta företag använder lönesystem eller affärssystem för att hantera rapporteringen. Säkerställ att dessa är uppdaterade enligt de senaste regelverken från Skatteverket.
2. Inför interna kontroller
Interna kontroller är viktiga för att minimera risken för fel. Några exempel:
Avstämningar mellan lönesystem och bokföring.
Kontroller av personuppgifter och andra nyckeldata.
Dokumenterade rutiner för hantering av korrigeringar.
3. Utbilda personalen
Ekonomi-, lön- och HR-avdelningar behöver vara medvetna om aktuella regler och processer för rapportering. Regelbunden utbildning hjälper till att hålla kunskapen uppdaterad.
Vanliga misstag och hur du undviker dem
Även välorganiserade företag kan göra misstag vid rapportering. Här är några exempel och lösningar:
1. Felaktiga personuppgifter
Felaktiga personnummer eller namn kan leda till att uppgifter inte matchar Skatteverkets register. Valideringsverktyg i lönesystemet kan hjälpa till att undvika detta.
2. Dubbelrapportering
Om samma ersättning rapporteras både i AGI och som kontrolluppgift kan det skapa problem. Ha tydliga processer för att undvika överlappande rapportering.
3. Missade deadlines
Att missa inlämningsdatum kan leda till förseningsavgifter. Se till att inlämning av kontrolluppgifter är en del av din årsplanering.
Så hanterar du korrigeringar
Om du upptäcker ett fel i en tidigare inlämnad uppgift är det viktigt att rätta till detta så snart som möjligt:
AGI-fel: Lämna in en ny arbetsgivardeklaration för den månad då felet inträffade.
KU-fel: Skicka in en rättad kontrolluppgift till Skatteverket och informera mottagaren om ändringen.
Tydliga rutiner för att hantera rättelser sparar tid och minimerar risken för framtida problem.
Viktiga deadlines
Månadsvis: AGI ska lämnas in den 12:e varje månad (eller närmast följande vardag om det är en helgdag).
Årsvis: Kontrolluppgifter (KU20, KU30) för kapitalinkomster och pensioner ska lämnas in senast den 31 januari året efter inkomståret.
Att hålla koll på deadlines är avgörande för att undvika förseningsavgifter och säkerställa att företaget följer lagkraven.
Våra bästa tips för smidig rapportering
Planera i förväg: Ha en tydlig årsplan och följ upp rapporteringen löpande.
Automatisera: Använd system som kan automatisera stora delar av processen.
Be om hjälp vid behov: Kontakta en expert för att säkerställa att allt hanteras korrekt.
Skapa trygghet i rapporteringen
Att hantera kontrolluppgifter korrekt är en viktig del av företagets ekonomi. Genom att införa tydliga rutiner, använda rätt verktyg och hålla dig uppdaterad om regeländringar kan du som CFO säkerställa att företaget följer skattereglerna och undvika onödiga komplikationer.
På WIST & PARTNERS hjälper vi företag med skräddarsydda lösningar för rapportering, deklaration, redovisning och ekonomisk rådgivning. Behöver du stöd i din roll som CFO? Kontakta oss idag!