Nyåret är den perfekta tiden att göra en genomgång av företagets ekonomi och redovisning. En välorganiserad start på året kan ge dig en bättre överblick, spara resurser och en smidigare årsredovisning. Här har vi sammanställt en checklista som hjälper dig att effektivt städa upp i januari och lägga en stabil grund för ditt företags ekonomiska arbete under resten av året.
Varför är nyårsstädning viktigt?
För många företag är januari en månad fylld av bokslutsarbete och planering inför året. Att samtidigt se över rutiner, dokumentation och ekonomiska processer kan verka överväldigande, men det är en investering som snabbt betalar sig. Här är några anledningar till varför det är viktigt:
Bättre beslutsunderlag: En uppdaterad ekonomi ger tydligare insikter för att fatta rätt strategiska beslut.
Effektivare bokföring: En välstädad redovisning sparar tid och minskar risken för fel.
Förberedelse inför revision: Att ha ordning på dokument och avstämningar förenklar både intern och extern granskning.
Checklista för nyårsstädning i januari
1. Säkerställ att bokslutet för föregående år är korrekt
En av de viktigaste uppgifterna i början av året är att färdigställa och kvalitetssäkra bokslutet för föregående år. Kontrollera följande:
Avstämningar av balanskonton: Säkerställ att alla balanskonton är avstämda, inklusive bankkonton, kundfordringar och leverantörsskulder.
Periodiseringar: Kontrollera att inkomster och utgifter är rätt periodiserade.
Momsredovisning: Dubbelkolla att momsen är korrekt redovisad och att eventuella felaktigheter åtgärdas.
Anläggningsregister: Gå igenom företagets tillgångar och säkerställ att avskrivningar och utrangeringar är korrekt hanterade.
2. Uppdatera och organisera dokumentationen
För att minska tidsåtgången och risken för misstag framöver är det viktigt att dokumentationen är i ordning:
Arkivera korrekt: Se till att alla dokument från det gångna året, inklusive fakturor, avtal och kvitton, är korrekt arkiverade enligt bokföringslagen.
Digitalisera: Överväg att digitalisera pappersdokument om detta inte redan är gjort. Smarta digitala verktyg kan spara både plats och tid.
Rensa: Ta bort gammal dokumentation som inte längre behöver sparas enligt lag.
3. Gör en ekonomisk hälsokontroll
Nyåret är ett utmärkt tillfälle att göra en grundlig analys av företagets ekonomiska ställning:
Likviditetsanalys: Hur ser kassaflödet ut? Behöver du göra några justeringar för att stärka likviditeten?
Kostnadsöversyn: Identifiera vilka kostnader som kan minskas eller elimineras.
Resultatanalys: Jämför årets resultat med budget och föregående år. Finns det avvikelser som kräver åtgärder?
4. Förbered budget och prognoser för det nya året
En realistisk budget och tydliga prognoser är avgörande för att kunna styra verksamheten effektivt:
Gå igenom föregående års budget: Utvärdera vad som fungerade bra och vad som kan förbättras.
Inkludera osäkerheter: Ta höjd för förändrade marknadsförhållanden, nya kundkrav eller kommande investeringar.
Skapa regelbundna uppföljningsrutiner: Säkerställ att budgeten är ett levande dokument som följs upp löpande.
5. Utvärdera och förbättra interna processer
Januari är också ett bra tillfälle att granska företagets interna rutiner och processer:
Automatisering: Finns det möjlighet att automatisera delar av ekonomiarbetet, exempelvis fakturahantering eller löneadministration?
Systemuppdateringar: Se till att alla ekonomisystem är uppdaterade och fungerar optimalt.
Utbildning: Behöver personalen vidareutbildning för att bättre förstå nya regler eller använda ekonomisystemen mer effektivt?
6. Håll koll på nya regler och lagkrav
Varje år träder nya regler i kraft som påverkar företagets ekonomiska arbete. Det kan exempelvis vara bra att hålla koll på eventuella förändringar inom:
Momsförändringar: Om ditt företag är verksamt i flera länder, kontrollera om momsregler har uppdaterats i dessa jurisdiktioner.
Skatteförändringar: Uppdatera dig på eventuella ändringar som påverkar företagsbeskattningen.
ESG-krav: Har ditt företag rapporteringsskyldigheter kopplade till hållbarhet? Se över hur ni ligger till med datainsamling och rapportering.
7. Skapa en plan för revisionen
Om företaget ska genomgå revision under året är det klokt att redan nu börja planera:
Kommunicera med revisorn: Förbered en tidsplan och gå igenom vilka underlag som behöver vara klara.
Dokumentera processer: Se till att det finns tydliga beskrivningar av hur olika ekonomiska processer hanteras.
Testa internkontroller: Gör en genomgång av era interna rutiner för att identifiera eventuella svagheter.
Smarta verktyg för effektivare nyårsstädning
För att underlätta arbetet finns det flera digitala verktyg och tjänster att använda:
Bokföringsprogram: Molnbaserade lösningar förenklar redovisningen och möjliggör smidig åtkomst för flera användare.
Analysverktyg: För att kapa visuella rapporter och ge bättre insikter i företagets ekonomiska data.
Automatiseringslösningar: För att effektivisera hanteringen av fakturor och betalningar.
Vanliga fallgropar att undvika
Försummade avstämningar: Små avvikelser som lämnas okontrollerade kan snabbt växa till större problem.
Otydlig ansvarsfördelning: Se till att alla i teamet vet vad de förväntas göra och när.
Bristande dokumentation: Slarv med dokumentationen kan leda till problem vid revision eller andra granskningar.
Börja året på rätt sätt
Att ta sig tid för en grundlig nyårsstädning är en investering i företagets framgång. Genom att följa checklistan kan du som CFO eller ekonomichef säkerställa en välorganiserad start på året som gör arbetet enklare, mer effektivt och mindre stressande framöver.
Om du vill ha stöd i att optimera företagets ekonomiska processer eller behöver hjälp med bokslut och redovisning, är vi på WIST & PARTNERS redo att hjälpa dig. Kontakta oss för våra redovisningstjänster och ekonomisk rådgivning för att förstå hur vi kan stötta din verksamhet med skräddarsydda lösningar.