Att korrekt räkna ut bensinkostnaden är avgörande för att effektivt hantera företagets transportkostnader. Som arbetsgivare är det viktigt att förstå hur man hanterar och kompenserar för bensinkostnader på ett rättvist och effektivt sätt. För att underlätta detta, förklarar vi skillnaden mellan bensinkostnad och milersättning samt vad du som arbetsgivare bör tänka på.
Skillnaden mellan bensinkostnad och milersättning
Bensinkostnader avser de faktiska utgifterna för bränsle när man tankar bilen. Det är de pengar som spenderas på att fylla tanken, och dessa kostnader kan variera beroende på bensinpriserna och körsträckan.
Milersättning å andra sidan är en ersättning som man kan få från sin arbetsgivare för de kostnader man har i samband med arbetsresor i egen bil. Milersättning beräknas vanligtvis per körda mil och syftar till att täcka kostnader som bränsle, underhåll och slitage på bilen. Denna ersättning är skattefri upp till en viss nivå.
Exempel på situationer när man kan få milersättning
För att klargöra när milersättning är relevant, här är några exempel på situationer där dina anställda kan vara berättigade till milersättning:
Arbetsrelaterade möten och konferenser
Kundbesök
Arbetsrelaterade resor vid hemarbete
Utbildning och fortbildning
Kundsupport
Exempel på situationer när man inte kan få milersättning
För att undvika missförstånd är det också viktigt att klargöra när milersättning vanligtvis inte gäller:
Privata resor
Normal pendling
Förmånliga förmånsbilar
Offentlig transport
Att tänka på som arbetsgivare
För att säkerställa en smidig och rättvis hantering av bensinkostnader inom ditt företag, bör du överväga följande åtgärder:
Ersättningspolicy: Skapa en tydlig policy för ersättning av bensinkostnader inom ditt företag. Definiera villkoren och riktlinjerna för hur du kommer att kompensera dina anställda för deras bensinförbrukning under arbetsrelaterade resor.
Milersättningssats: Fastställ en rimlig milersättningssats baserat på de faktiska bensinkostnaderna.
Redovisning och dokumentation: Kräv att dina anställda noggrant dokumenterar sina arbetsrelaterade resor, inklusive körsträcka, datum och syfte. Detta underlättar redovisningen och säkerställer korrekt ersättningen.
Skattekonsekvenser
Ersättningar för arbetsrelaterade bensinkostnader kan variera. Här är några riktlinjer för vilka ersättningar som kan vara skattefria och skattepliktiga:
Skattefria ersättningar:
Reella kostnader: Ersättningar som baseras på de faktiska kostnaderna för bensin, såsom milersättning baserad på körsträcka och bränsleförbrukning, är oftast skattefria för de anställda. Dessa ersättningar syftar till att täcka de faktiska utgifterna och bör därför inte beskattas.
Skattefria schablonbelopp: Vissa länder tillåter skattefria schablonbelopp för arbetsrelaterade resor, vilket minskar den administrativa bördan för att dokumentera faktiska kostnader.
Skattepliktiga ersättningar:
Överdriven ersättning: Om ersättningen för bensinkostnader anses vara oproportionerligt hög i förhållande till de faktiska kostnaderna kan den klassificeras som skattepliktig inkomst.
Förmånsvärderade bilar: I vissa fall kan anställda som har tillgång till en förmånsvärderad bil eller tjänstebil och samtidigt ansöker om milersättning för att använda egen bil för arbetsrelaterade resor konfronteras med skattepliktiga konsekvenser.
Behöver du hjälp med beräkning och utbetalning av bensinkostnader?
På WIST AND PARTNERS erbjuder vi rådgivning inom lönehantering och kan utveckla en effektiv strategi för hantering av bensinkostnader och andra ekonomiska frågor. Kontakta oss här för att få skräddarsydd rådgivning och stöd i ditt arbete som arbetsgivare. Vi är här för att hjälpa dig att göra rätt när det gäller bensinkostnader och milersättning.