Tjänsteresor är en vanlig del av verksamheten för många företagare, och att förstå hur man korrekt drar av dessa kostnader är avgörande för en korrekt bokföring. Ett korrekt hanterat avdrag för tjänsteresor kan minska din skattebörda och optimera ditt företags ekonomiska hälsa.
Vad räknas som tjänsteresa?
En tjänsteresa är en resa som görs i företagets intresse och som inte är en del av din vanliga arbetsplats. Det kan inkludera möten med kunder, konferenser eller andra affärsrelaterade aktiviteter.
Resekostnader: Biljetter för tåg, flyg eller annan transport.
Boendekostnader: Hotell eller annan tillfällig boende.
Traktamenten: Skattefria belopp som täcker ökade levnadskostnader.
Hur gör man avdrag för tjänsteresor?
För att kunna dra av kostnaderna för tjänsteresor måste de vara nödvändiga för verksamheten och kunna styrkas med kvitton eller andra underlag. Dessa kostnader bokförs som resekostnader i din redovisning.
Samla kvitton och dokument: Spara alla kvitton för resor, boende och eventuella traktamenten.
Bokför korrekt: Se till att alla kostnader registreras korrekt i bokföringen.
Använd rätt traktamentsbelopp: Följ Skatteverkets riktlinjer för skattefria traktamenten.
Skattefria traktamenten 2024
Skatteverkets riktlinjer för 2024 anger följande skattefria belopp för traktamenten:
Inrikes tjänsteresa: 260 kr per dag.
Utrikes tjänsteresa: Beloppet varierar beroende på land, till exempel 715 kr per dag för tjänsteresor till USA.
Processen för utlägg och ersättning
När en anställd gör utlägg under en tjänsteresa, betalar de först själva eller med företagskort. Kvittot lämnas in, bokförs och ersätts av arbetsgivaren i nästa löneutbetalning. Efter löneutbetalningen bokförs kostnaderna som företagets utgift. Vid bokslut redovisar företaget dessa avdrag till Skatteverket, vilket minskar företagets beskattningsbara inkomst. På så sätt får företaget tillbaka delar av utläggen genom minskad skatt.
Vanliga frågor och svar kring tjänsteresor
Vad händer om jag inte har kvitto på alla utgifter? Du kan fortfarande göra avdrag, men det är viktigt att ha någon form av dokumentation som stödjer utgifterna.
Kan jag dra av kostnader för måltider under tjänsteresor? Ja, måltidskostnader kan dras av upp till ett visst belopp, men de måste specificeras och styrkas med kvitton.
Vanliga misstag med tjänsteresor
Ett vanligt misstag är att blanda privata utgifter med tjänsterelaterade kostnader. För att undvika detta, håll privata och företagsutgifter separerade och spara alla kvitton noggrant.
Att korrekt hantera avdrag för tjänsteresor är inte bara en ekonomisk fråga utan också en juridisk skyldighet. Felaktig redovisning kan leda till skattetillägg och andra påföljder.
Tips för att lättare hantera avdrag för tjänsteresor
Använd en reseapp eller programvara för att spåra och dokumentera alla kostnader.
Se till att alla medarbetare är medvetna om företagets policy för resekostnader och avdrag.
Hur man redovisar och konterar avdrag för tjänsteresor
Se till att alla kostnader är korrekt bokförda och att du har stödjande dokumentation för alla avdrag. Regelbunden granskning och kontroll av bokföringen säkerställer att inga fel uppstår.
Resekostnader bokförs på konto 5800.
Boendekostnader bokförs på konto 5830.
Traktamenten bokförs på konto 5840.
Redovisning och korrekt hantering av avdrag för tjänsteresor
Behöver du hjälp med att hantera dina avdrag för tjänsteresor? Vi på Wist & Partners erbjuder ekonomisk rådgivning inom redovisning, deklaration och lönehantering för att säkerställa att det går rätt till och att du får ut maximalt av dina skatteavdrag.